- Ao iniciar o trabalho pela manhã, acesse a caixa de entrada e leia todas as mensagens, sem ignorar nenhuma.
- Responda aos e-mails imediatamente, sem deixar nenhum sem resposta.
- Exclua e-mails de propaganda, spam e listas de discussão e esvazie a lixeira.
- Deixe as mensagens com assuntos pendentes na caixa de entrada até resolver ou crie uma pasta “Pendências”.
- Organize os e-mails em pastas com base no assunto.
- Dentro de cada pasta, crie subpastas para “Enviados” e “Recebidos”.
- Mantenha os e-mails em ordem cronológica. Se precisar fazer uma pesquisa, você pode alterar a ordenação (“De”, “Para”, “Assunto”, “Data”).
- No final da tarde, verifique novamente os e-mails e repita o processo de organização.
Embora novos e-mails possam chegar ao longo do dia, como sua caixa de entrada já estará vazia, você poderá responder rapidamente aos importantes.
É importante não ficar “preso” em responder a cada e-mail na hora que chega. Não precisa ficar “grudado” na tela do computador, do celular, do tablet ou do relógio! Isso não é necessário e fará com que você perca o foco em assuntos que por hora podem ser mais relevantes.
Aprender a estabelecer prioridades é essencial para aumentar a produtividade e reduzir o estresse.
