Organizar documentos é fundamental para todos. Manter os papéis em ordem hoje pode evitar muitas dores de cabeça no futuro. Por isso, pesquisei e desenvolvi um guia para ajudar você a determinar por quanto tempo deve guardar cada documento. Aproveite a consulta!
DOCUMENTOS PARA GUARDAR PERMANENTE:
- Documentos pessoais: RG, CPF, Título de Eleitor, CNH, Passaporte, Cartão SUS e Carteira de Vacinação;
- Certidões: Nascimento, Casamento, Divórcio e Óbito;
- PIS/PASEP;
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- Contratos de trabalho e documentos previdenciários;
- Escrituras, registros e contratos de imóveis (enquanto houver propriedade ou efeitos legais);
- Testamentos, inventários e documentos de herança;
- Diplomas, certificados e históricos escolares;
- Comprovantes de contribuição previdenciária (principalmente autônomos).
DOCUMENTOS IMPORTANTES PARA APOSENTADORIA
Guardar, preferencialmente, até a aposentadoria estar concluída e sem pendências:
- holerites e contracheques;
- guias de recolhimento do INSS;
- extratos previdenciários;
- termos de rescisão de contrato;
- PPP e LTCAT (quando houver atividade especial/insalubre);
- contratos de trabalho e comprovantes de vínculo empregatício.
Mesmo com sistemas digitais, erros cadastrais podem ocorrer. Por isso, manter cópias físicas ou digitais continua sendo recomendado.
DOCUMENTOS PARA GUARDAR POR PELO MENOS 5 ANOS
- IPTU;
- Declaração e recibos do Imposto de Renda;
- Extratos bancários importantes;
- Comprovantes de pagamento de condomínio;
- Mensalidades escolares;
- Convênio médico e despesas de saúde;
- Honorários de profissionais liberais;
- Comprovantes de votação;
- Faturas e comprovantes de cartão de crédito;
- Recibos e comprovantes de aluguel;
- Apólices e comprovantes de seguros após o término da vigência.
Atenção:
No caso do Imposto de Renda, recomenda-se guardar os documentos por pelo menos 5 anos após o exercício seguinte ao da declaração.
Documentos relacionados à compra de imóveis, investimentos, heranças e ganho de capital devem ser mantidos por prazo maior.
DOCUMENTOS PARA GUARDAR ENQUANTO POSSUIR O BEM
- Notas fiscais de eletrodomésticos, eletrônicos e bens duráveis;
- Manual, certificado de garantia e comprovante de assistência técnica;
- Documentos de veículos;
- Contratos e comprovantes de financiamento;
- Recibos de parcelas de imóveis financiados.
2 anos
- Multas de trânsito – prazo máximo para processo administrativo.
1 ano
- Comprovantes de hospedagem;
- Contas de consumo: água, luz, gás, telefone, internet etc.;
- IPVA, DPVAT e licenciamento anual de veículos devem ser guardados pelo período de vigência do documento.
90 dias ou conforme garantia
- Notas fiscais de bens não duráveis e produtos com garantia curta.
CONSÓRCIOS E FINANCIAMENTOS
- Carnês e comprovantes de pagamento devem ser guardados até a quitação total e emissão da baixa de alienação fiduciária.
FGTS
Os extratos do FGTS não devem ser descartados rapidamente.
O ideal é manter os comprovantes e extratos relevantes por longo prazo, especialmente para:
- conferência de depósitos;
- ações trabalhistas;
- aposentadoria;
- financiamentos.
Hoje, os dados também podem ser consultados digitalmente pelo aplicativo da Caixa Econômica Federal.
RECOMENDAÇÃO FINAL
Sempre que possível:
- digitalize os documentos importantes;
- mantenha cópias em nuvem ou HD externo;
- organize por categoria e ano;
- descarte documentos somente após verificar se não possuem valor jurídico, tributário ou previdenciário.
Muitas empresas, como as de contas de consumo (concessionárias), bancos, convênios médicos, entre outras, disponibilizam comprovantes e quitação de pagamentos pelos sites, aplicativos e, às vezes, pela própria conta atual.
Em caso de dúvida, guardar a versão digital costuma ser a alternativa mais segura e prática.
